Facture VTC impayée : relancer, mettre en demeure puis décider

Une facture de 1 840 euros est échue depuis douze jours. Le commercial affirme que le paiement « est parti », le service comptable ne trouve pas le bon de commande et de nouvelles courses continuent d'augmenter l'encours. Envoyer un rappel plus sévère ne suffit pas : il faut d'abord vérifier que la créance est certaine, d'un montant déterminé et arrivée à échéance, puis faire progresser le dossier selon des jalons écrits.

Cette méthode concerne une relation entre professionnels. Un client public, un consommateur ou une entreprise déjà en sauvegarde, redressement ou liquidation relève de règles spécifiques qui imposent d'adapter immédiatement la démarche.

Commencer par rendre le dossier incontestable

Avant le premier courriel, rassemblez :

• contrat, devis accepté, bon de commande ou conditions applicables ;
• réservations et confirmations des courses ;
• preuve d'exécution : date, trajet, référence et validation utile ;
• facture lisible, numérotée et envoyée au bon destinataire ;
• date d'émission, échéance et conditions de règlement ;
• pénalités et indemnité forfaitaire prévues sur facture et CGV ;
• avoirs, acomptes et paiements partiels déjà rapprochés ;
• échanges signalant une contestation ou une promesse de paiement.

La procédure d'injonction de payer exige une créance certaine, liquide et exigible. Une facture seule peut être insuffisante si l'exécution ou le prix est sérieusement contesté ; la chaîne commande-course-facture renforce le dossier.

Vérifier l'échéance applicable

Entre professionnels, l'article L. 441-10 du code de commerce prévoit, en l'absence d'accord différent, un règlement au plus tard trente jours après l'exécution de la prestation. Le délai convenu ne peut en principe dépasser soixante jours après émission de la facture ou, si le contrat le stipule expressément sans abus, quarante-cinq jours fin de mois. Une facture périodique suit son plafond propre.

Ne recopiez pas automatiquement le délai spécial de trente jours du transport routier de marchandises : il vise des activités énumérées et ne doit pas être étendu sans vérification à une prestation VTC de transport de personnes. Pour chaque client, conservez la clause réellement acceptée et la date calculée.

Calculer l'encours avant de relancer

Le prévisionnel de trésorerie doit intégrer la date réaliste d'encaissement, pas seulement la date d'échéance théorique.

Niveau 1 : corriger ou obtenir une date ferme

Le premier jour ouvré après l'échéance, écrivez au contact opérationnel et à la personne chargée des comptes fournisseurs. L'objet contient le numéro de facture et l'échéance. Le message :

1. rappelle montant, date et référence ;
2. joint ou lie la facture sans exposer de données passager inutiles ;
3. demande si la pièce est enregistrée et non bloquée ;
4. fait préciser le motif exact en cas de blocage ;
5. demande une date de virement, pas « dès que possible » ;
6. fixe une date courte de retour.

Si le client signale une erreur réelle — adresse, bon de commande, montant — corrigez selon la procédure comptable sans effacer la pièce initiale. Distinguez incident administratif et contestation de la prestation.

Modèle de première relance

Objet : facture F-2026-184 — échéance du 2 septembre 2026. Sauf erreur de notre part, le règlement de 1 840 € n'apparaît pas au 14 septembre. Pouvez-vous confirmer l'enregistrement de la facture jointe, le motif d'un éventuel blocage et la date prévue du virement ? Merci de nous répondre avant le 16 septembre. Si une donnée administrative manque, indiquez-la précisément afin que nous corrigions la pièce.

Le modèle reste factuel. N'ajoutez pas les noms ou trajets des voyageurs dans l'objet du courriel.

Niveau 2 : notifier l'encours et la prochaine décision

Sans réponse utile à la date fixée, adressez une relance ferme au responsable désigné et, si nécessaire, au donneur d'ordre. Joignez un relevé limité aux factures et montants concernés. Mentionnez :

• relance précédente et réponse reçue ou absence de réponse ;
• montant principal restant dû ;
• pénalités applicables et indemnité de recouvrement ;
• nouvelle date de règlement demandée ;
• exposition totale et seuil interne ;
• décision envisagée pour les futures courses, sous réserve du contrat.

Ne menacez pas d'une action que l'entreprise n'est pas prête à prendre. Une séquence crédible contient une date et un décideur.

Pénalités et indemnité : ne pas les inventer après coup

Le code de commerce prévoit que les pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, sans rappel nécessaire. Le taux est celui indiqué dans les conditions de règlement ; il ne peut être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. À défaut de stipulation contraire, le texte retient le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points.

Le client professionnel en retard doit également l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, par facture concernée. Une indemnisation complémentaire peut être demandée si les frais réellement exposés sont supérieurs, sur justification. Les règles connaissent des limites, notamment en présence de certaines procédures collectives.

Calculez le principal, les pénalités par période et l'indemnité sur des lignes séparées. Faites valider le décompte avant de l'intégrer à une mise en demeure.

Niveau 3 : envoyer une mise en demeure exploitable

La mise en demeure doit identifier sans ambiguïté :

• créancier et débiteur avec leur dénomination exacte ;
• contrat, commandes et factures concernés ;
• principal, paiements reçus, avoirs et solde ;
• échéances dépassées ;
• pénalités et indemnités réclamées ;
• délai ultime, date et moyen de paiement ;
• suite envisagée à défaut de règlement ;
• canal permettant de formuler une contestation précise.

Utilisez un moyen qui établit l'envoi et la réception. Pour un montant ou une relation sensible, faites relire le courrier par le conseil compétent.

Décider des courses futures séparément

La suspension n'est pas une phrase automatique. Vérifiez le contrat, la gravité de l'inexécution, les courses déjà confirmées, le risque pour les voyageurs et les obligations de notification. Le décideur peut choisir :

• maintien temporaire sous plafond d'encours ;
• paiement d'avance pour les nouvelles réservations ;
• facturation plus fréquente ;
• maintien des courses confirmées et refus des nouvelles ;
• suspension selon la clause et après avis adapté ;
• fin de relation selon les conditions contractuelles.

Le guide offre grands comptes avec niveaux de service doit intégrer plafond d'encours et droit de décision, pas seulement ponctualité et véhicules.

Traiter une contestation au lieu de la nier

Une contestation précise change le dossier. Isolez la ou les courses concernées, demandez la preuve, rapprochez réservation et exécution, puis facturez ou recouvrez séparément les lignes non contestées si possible.

Répondez sous forme de tableau : référence, grief, fait vérifié, pièce, décision et correction. Un litige sur 90 euros ne doit pas nécessairement bloquer 1 750 euros reconnus, mais la stratégie dépend du contrat et de l'accord du client.

Vérifier la situation du débiteur

Avant une escalade coûteuse, consultez les sources publiques officielles pour vérifier identité, siège, dirigeants et éventuelle procédure collective. Si une sauvegarde, un redressement ou une liquidation est ouverte, arrêtez la séquence ordinaire et faites déterminer rapidement la déclaration de créance, le destinataire et le délai applicable.

Ne déduisez pas l'insolvabilité d'un simple retard. À l'inverse, une promesse orale ne doit pas faire ignorer une publication officielle.

Choisir entre médiation, recouvrement et injonction

La Médiation des entreprises peut aider à résoudre gratuitement et confidentiellement certaines difficultés contractuelles entre acteurs économiques. Elle convient lorsque le dialogue existe encore et que la relation ou le désaccord justifie une solution négociée.

L'injonction de payer peut être envisagée pour une créance contractuelle certaine, liquide, exigible et non prescrite. Depuis le 1er septembre 2026, l'ordonnance doit être notifiée dans les trois mois. Pour une créance ne dépassant pas 5 000 euros, Service Public présente aussi une procédure simplifiée par commissaire de justice.

Le choix dépend du montant, de la contestation, des preuves, de la solvabilité, du coût et du temps. Préparez le dossier avant de consulter ; ne considérez jamais l'issue judiciaire comme automatique.

Préparer le bordereau de preuves

Numérotez les pièces et retirez les données de voyageurs sans rapport avec la preuve. Une adresse de trajet peut parfois être remplacée par une référence de réservation.

Automatiser sans harceler

Le logiciel peut créer des alertes à J+1, J+7 et à la date de mise en demeure. Il ne doit pas envoyer des messages contradictoires après réception du paiement ou d'une contestation.

Avant chaque envoi automatique, vérifiez : encaissement bancaire, avoir, note de litige, promesse datée et procédure collective. Désignez une personne capable d'arrêter la séquence.

Prévenir le prochain impayé

• vérifier identité et adresse de facturation avant la première course ;
• faire accepter prix, délai et conditions ;
• obtenir bon de commande ou référence attendue ;
• facturer à fréquence compatible avec l'encours ;
• définir un plafond par client ;
• rapprocher chaque semaine banque et échéancier ;
• réviser le plafond après deux retards ;
• prévoir acompte ou paiement d'avance pour une exposition inhabituelle.

Les conditions de réservation doivent rendre la règle visible avant le litige.

Checklist de décision

• créance certaine, liquide, exigible et non prescrite ;
• commande, exécution, facture et envoi rapprochés ;
• échéance calculée selon la clause applicable ;
• principal corrigé des avoirs et paiements ;
• relances datées avec destinataires utiles ;
• pénalités et indemnité calculées séparément ;
• mise en demeure relue et réception prouvable ;
• courses futures décidées selon le contrat ;
• situation publique du débiteur vérifiée ;
• médiation ou procédure choisie sur coût, preuve et solvabilité.

Sources officielles

• Légifrance : délais, pénalités et indemnité de recouvrement
• Service Public Entreprendre : délais entre professionnels et pénalités
• economie.gouv.fr : conditions générales de vente entre professionnels
• Service Public : injonction de payer et procédure simplifiée
• Médiateur des entreprises : résoudre un différend contractuel
• Annuaire des entreprises : identité et informations publiques
• BODACC : publications relatives aux entreprises

Sources consultées le 6 septembre 2026. Le recouvrement dépend du contrat, de la nature de la créance, du débiteur et d'une éventuelle procédure collective. Faites valider mise en demeure, suspension et procédure lorsque l'enjeu le justifie.