Dans une SASU, le président cumule la décision et l'exécution. Cette simplicité apparente cache une exigence : certains choix doivent être constatés pour produire leurs effets, prouver la volonté de l'associé unique et laisser une trace opposable. Le registre des décisions n'est pas un exercice de forme ; c'est la preuve que le dirigeant a agi dans le cadre de ses pouvoirs.
Ce que la loi impose de constater
Le régime de la société par actions simplifiée, fixé par le Code de commerce sur Légifrance, confie aux statuts le soin de déterminer les décisions qui relèvent de la collectivité des associés. En présence d'un associé unique, celui-ci exerce ces pouvoirs et ses décisions doivent être répertoriées. Certaines décisions, comme l'approbation des comptes annuels ou les conventions entre la société et son dirigeant, obéissent à un cadre précis qui ne peut pas être contourné par une simple note interne.
Pour une société VTC, les choix qui méritent une consignation systématique sont ceux qui engagent la structure : rémunération du président, acquisition ou financement d'un véhicule, avance en compte courant, emprunt, ouverture ou fermeture d'un établissement, et toute convention entre le président et la société. La règle de prudence est simple : si la décision modifie les comptes, les droits ou les engagements de la société, elle se consigne.
Constituer un dossier de décision fiable
Chaque décision consignée relie trois éléments : l'objet exact, le fondement (statuts, délégation, texte applicable) et la date. Le procès-verbal ou l'inscription au registre indique qui a décidé, ce qui a été décidé et quand la décision prend effet. Un libellé vague — « décidé d'acheter un véhicule » — ne permet pas, plus tard, de reconstituer les conditions.
Le registre se tient chronologiquement et se complète au fil de l'eau. Les pièces associées — contrat, bon de commande, relevé, tableau de financement — sont référencées et conservées avec la décision, car c'est leur rapprochement qui rend le dossier exploitable en cas de contrôle ou de litige.
Distinguer la décision du dirigeant de celle de l'associé
Le président agit comme organe de direction ; l'associé unique statue sur ce qui relève des associés. Dans une SASU, ces deux qualités se confondent dans la même personne, mais pas dans la même nature de décision. Tenir la distinction permet de savoir quelle procédure s'applique et quelle trace produire. Une décision de gestion courante relève du président et de ses délégations ; une décision réservée à l'associé exige la constatation correspondante.
Cette distinction est décisive pour les conventions entre le président et la société. Leur régularité repose sur la procédure applicable, à vérifier pour la forme sociale et les statuts concernés ; un avocat valide le circuit lorsque la convention est significative ou inhabituelle.
Les erreurs qui affaiblissent le registre
La première est la décision rétroactive : consigner aujourd'hui un choix présenté comme ancien. Une date inexacte fausse toute la chronologie et fragilise le dossier. La deuxième est l'absence de pièce : une décision sans contrat ni relevé n'apporte aucune preuve d'exécution. La troisième est le mélange des rôles : un acte de gestion courant inscrit comme décision d'associé, ou l'inverse, brouille la lecture et peut faire douter de la procédure suivie. La quatrième est le registre tenu par à-coups, rempli juste avant un contrôle.
Ces écarts ne se réparent pas par un ajout tardif. Ils se préviennent en consignant au moment de l'acte, en référençant la pièce dès sa signature et en relisant la chronologie à chaque clôture.
Tenir le registre dans la durée
Le registre se conserve au siège et se met à jour à chaque décision réservée, chaque clôture annuelle et chaque convention soumise à constatation. La clôture mensuelle ou la préparation de l'assemblée sont les moments naturels pour vérifier qu'aucune décision de la période n'est restée sans trace. L'expert-comptable rapproche le registre des écritures, et l'avocat contrôle les décisions à enjeu juridique.
À vérifier avant de signer : la forme sociale et les statuts, la liste des décisions réservées à l'associé, la procédure applicable aux conventions réglementées, et la conservation des pièces associées. Les textes et formalités se consultent sur Légifrance et Service-Public dans leur version en vigueur.
Ce cadre organise la preuve des choix du président. Il ne remplace pas l'analyse d'un avocat pour les décisions qui engagent durablement la société.