Une application de flotte peut affecter la course au conducteur le plus proche, sécuriser un véhicule ou fournir une preuve de prestation. Elle peut aussi révéler le domicile, les pauses et les habitudes d'un salarié. La géolocalisation n'est donc pas un simple réglage technique : chaque usage doit avoir une finalité, une base légale, des destinataires et une durée propres.
La CNIL publiait encore en septembre 2026 une fiche « géolocalisation des véhicules des salariés » signalée comme en cours de mise à jour. Elle reste une référence pratique, à rapprocher de son nouveau référentiel 2026 sur les durées RH et de sa page récente sur le contrôle de l'activité. Cette date compte : ne transposez pas automatiquement sa recommandation de juin 2026 sur les véhicules connectés des particuliers, qui exclut précisément les véhicules de fonction mis à disposition de salariés.
Commencer par la finalité, pas par la carte
| Finalité envisagée | Question de nécessité | Donnée minimale |
|---|---|---|
| Affecter une course | Une position actuelle suffit-elle ? | Position récente, sans historique privé |
| Facturer une prestation | Existe-t-il une autre preuve ? | Début, fin et référence utile |
| Protéger le véhicule | Un mode activable après vol suffit-il ? | Localisation adaptée à l'alerte |
| Contrôler l'utilisation | Le kilométrage suffit-il sans connaître le trajet ? | Donnée la moins intrusive |
| Suivre le temps de travail | Existe-t-il un autre moyen, même moins efficace ? | Horaires nécessaires, pas tout l'itinéraire |
Un même boîtier peut servir plusieurs buts, mais cela ne les rend pas interchangeables. Une donnée collectée pour la sécurité ne doit pas être réutilisée discrètement pour noter la productivité.
Finalités admises et usages exclus par la CNIL
La CNIL cite notamment le suivi, la justification et la facturation d'une prestation directement liée au véhicule, la sécurité de l'employé ou du véhicule, l'allocation de moyens dispersés, le respect d'une obligation applicable et le contrôle des règles d'utilisation du véhicule. Le suivi du temps de travail n'est admis qu'accessoirement lorsqu'il ne peut pas être réalisé autrement.
Sont notamment à exclure :
- la surveillance permanente d'un employé ;
- le contrôle des limitations de vitesse au moyen du dispositif ;
- le suivi d'un salarié libre d'organiser ses déplacements ;
- le suivi des représentants du personnel dans leur mandat ;
- la localisation hors temps de travail, y compris trajet domicile-travail et pause ;
- le calcul du temps lorsqu'un autre dispositif existe.
Pour une flotte VTC, la tentation de conserver toute la trace « au cas où » doit donc être remplacée par un paramétrage finalisé.
Véhicule autorisé à un usage privé
Le salarié doit pouvoir désactiver la collecte ou la transmission de sa localisation hors temps de travail. Le mode privé doit être compréhensible, accessible et testé. Un bouton dont l'état n'est pas visible, ou une désactivation annulée à chaque redémarrage sans information, crée un risque pratique.
La CNIL indique que l'employeur peut contrôler le nombre ou la durée des désactivations et demander des explications en cas d'abus. Cela ne l'autorise pas à suivre le trajet privé pour vérifier l'usage : les kilomètres parcourus pendant une période où le véhicule ne devait pas être utilisé peuvent suffire sans connaître l'itinéraire.
Informer avant la collecte
L'article L. 1222-4 du code du travail dispose qu'aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance. L'information individuelle doit notamment présenter :
- l'identité du responsable du traitement ;
- chaque finalité et sa base légale ;
- les catégories de données collectées ;
- les destinataires ;
- les durées ou critères de durée ;
- les droits et la manière de les exercer ;
- la possibilité de saisir la CNIL ;
- le fonctionnement du mode privé.
Une phrase dans le contrat de travail ne remplace pas une notice complète et tenue à jour. En présence d'instances représentatives, la CNIL rappelle qu'elles doivent être informées ou consultées avant la décision d'installation. Associez le DPO lorsqu'il existe.
Choisir les destinataires par fonction
Le régulateur de courses peut avoir besoin de la position actuelle ; les ressources humaines peuvent avoir accès à certains éléments pour une finalité distincte ; l'administrateur technique n'a pas à consulter librement les trajets. Créez des rôles séparés.
| Rôle | Accès possible | À éviter |
|---|---|---|
| Dispatch | Position actuelle des chauffeurs en service | Historique des jours de repos |
| Gestion de flotte | Événements véhicule et maintenance | Adresses privées détaillées |
| RH | Données strictement liées à la finalité déclarée | Carte en direct par curiosité |
| Prestataire | Accès technique encadré et tracé | Réutilisation pour son propre compte |
La CNIL précise aussi que le nom du conducteur ne doit pas être communiqué à un client ou donneur d'ordre sauf intérêt particulier et indispensable.
Durées : éviter le « tout cinq ans »
La fiche CNIL indique en principe une conservation de deux mois. Elle évoque un an pour optimiser les tournées ou prouver des interventions lorsqu'il est impossible d'apporter la preuve autrement, et cinq ans lorsque les données servent au suivi du temps de travail. Le référentiel RH publié en avril 2026 affine les phases de conservation, notamment jusqu'à facturation pour les données utilisées à cette fin et un archivage adapté pour la preuve.
Ces durées ne sont pas une invitation à garder la carte détaillée pendant cinq ans. Pour le suivi du temps, conservez les données nécessaires à l'horaire ; séparez la base active de l'archivage et documentez le traitement des contestations.
Contrôler le prestataire et le boîtier
L'employeur reste responsable du choix de l'outil. Demandez au fournisseur :
- la liste des données, leur fréquence et leur précision ;
- les lieux d'hébergement et sous-traitants ;
- le mécanisme du mode privé ;
- les profils d'accès et la journalisation ;
- les suppressions automatiques par finalité ;
- la restitution des données pour répondre à un droit d'accès ;
- la procédure d'incident, de panne et de fin de contrat.
Inscrivez les obligations de confidentialité et de sécurité dans le contrat de sous-traitance. Vérifiez par un compte de test : une brochure ne prouve pas que les durées ou les droits sont réellement configurés.
Organiser le droit d'accès du salarié
À sa demande, le salarié doit pouvoir accéder aux données qui le concernent sous une forme compréhensible. Préparez l'export avant la première demande. Le fichier doit expliquer dates, heures et positions sans révéler inutilement les données d'un autre conducteur ou d'un client.
Définissez qui reçoit la demande, qui extrait les données, qui vérifie les tiers et dans quel délai la réponse est donnée. La CNIL rappelle que le prestataire peut assister l'employeur, sans se substituer à sa responsabilité.
Sanction et preuve : ne pas changer de finalité après coup
Une donnée n'est pas automatiquement utilisable pour toute décision RH parce qu'elle existe. Avant d'utiliser une trace, vérifiez que la finalité avait été annoncée, que le dispositif était licite et proportionné, que la personne était informée et que l'accès était autorisé. Faites instruire le cas par la fonction compétente.
Reliez cette procédure au pilotage du temps de travail sans faire de la géolocalisation son moyen par défaut.
Un plan de déploiement en huit étapes
- Décrire les besoins et alternatives.
- Évaluer nécessité et proportionnalité pour chaque finalité.
- Choisir base légale, données et durées.
- Informer ou consulter les représentants concernés.
- Informer individuellement avant activation.
- Paramétrer rôles, mode privé, suppression et journaux.
- Tester un droit d'accès et un incident de sécurité.
- Réexaminer le dispositif lorsque l'organisation change.
Pour une flotte structurée, inscrivez responsables, moyens et contrôles dans la répartition des responsabilités, sans confondre délégation opérationnelle et responsabilité du traitement.
Audit trimestriel
- Les finalités affichées correspondent-elles aux usages réels ?
- Le mode privé coupe-t-il réellement la remontée de position ?
- Les anciens comptes et véhicules sont-ils retirés ?
- Les accès inhabituels sont-ils examinés ?
- Les suppressions fonctionnent-elles par finalité ?
- La notice et le registre sont-ils à jour ?
Sources officielles
- CNIL : géolocalisation des véhicules des salariés
- CNIL : contrôle de l'activité des personnes employées, juillet 2026
- CNIL : référentiel 2026 des durées de conservation RH
- CNIL : exemple d'information des salariés
- Légifrance : article L. 1222-4 du code du travail
- CNIL : répondre à une demande de droit d'accès
Sources consultées le 6 septembre 2026. La fiche CNIL dédiée aux véhicules des salariés est signalée comme en cours de mise à jour ; contrôlez sa version et les textes applicables avant un nouveau déploiement.