Contrôle du permis en société VTC : procédure et RGPD

Le permis d’un chauffeur salarié était valide à l’embauche. Six mois plus tard, l’entreprise découvre une suspension. Ce scénario justifie un contrôle périodique, mais pas la constitution d’un dossier excessif sur le conducteur. Une procédure VTC solide répond à quatre questions : qui contrôle, quel justificatif consulter, quelle trace garder et que faire si le droit de conduire n’est plus valide ?

Le cadre officiel est précis : lorsque la conduite est nécessaire à l’emploi, l’employeur peut demander un permis valide à l’embauche puis vérifier régulièrement qu’il l’est toujours. Il peut consulter l’original, mais ne doit pas en conserver une photocopie et ne peut pas demander le nombre de points. Voici une procédure pratique qui respecte ces limites.

Permis et carte professionnelle VTC : deux contrôles distincts

Le permis autorise la conduite du véhicule correspondant à sa catégorie. La carte professionnelle VTC autorise l’exercice de l’activité de conducteur VTC. Une entreprise doit donc suivre les deux justificatifs dans son calendrier de conformité, sans les confondre ni leur appliquer automatiquement la même procédure.

Pour le permis, le contrôle concerne le droit de conduire et la catégorie nécessaire au poste. Le solde de points reste une information personnelle à laquelle l’employeur n’a pas accès. Pour la carte professionnelle, vérifiez séparément son authenticité et sa validité selon le canal officiel applicable.

Ce que l’employeur peut vérifier

À l’embauche, demandez au futur chauffeur de présenter un permis en cours de validité correspondant au véhicule qu’il conduira. En cours de contrat, renouvelez cette vérification selon une fréquence fixée par l’entreprise en fonction de son organisation et de ses risques. Il n’existe pas, dans la fiche générale de Service Public, une périodicité unique à appliquer à toutes les entreprises.

Une clause du contrat de travail ou le règlement intérieur peut prévoir un contrôle périodique et l’obligation d’informer immédiatement l’employeur d’une suspension ou d’un retrait. Cette clause doit rester cohérente avec les textes, la convention collective et les procédures internes applicables.

Trois limites à inscrire noir sur blanc

Pas de photocopie conservée : Service Public indique que l’employeur peut demander à voir l’original, mais qu’il ne peut pas en conserver une copie.
Pas de demande sur les points : l’entreprise vérifie la validité et la catégorie, jamais le solde de points.
Pas d’accès généralisé : seules les personnes habilitées pour la gestion du personnel ou le contrôle doivent accéder aux traces.

Dans le registre interne, notez seulement les éléments utiles : identité du salarié, date du contrôle, moyen utilisé, catégorie requise, résultat « valide / à régulariser » et identité de la personne qui a contrôlé. Évitez les commentaires libres sur la vie personnelle ou les circonstances d’une éventuelle infraction.

Vérif Permis : une voie ouverte aux entreprises VTC éligibles

Le portail Vérif Permis permet aux employeurs du transport public routier concernés d’obtenir une attestation sécurisée sur la validité du permis de leurs conducteurs salariés. L’arrêté du 15 février 2024 vise notamment les entreprises inscrites au registre prévu à l’article L. 3122-3 du code des transports, c’est-à-dire le registre des exploitants de VTC. L’entreprise doit toutefois s’identifier sur le téléservice et respecter ses conditions d’accès.

Seuls des personnels individuellement désignés et habilités peuvent effectuer la consultation. L’attestation indique notamment l’état de validité, les catégories valides et sa date de délivrance. Les conducteurs doivent être informés de l’utilisation de leurs données et de leur suppression lors de la rupture du contrat.

Une procédure en six étapes

Désigner les responsables. Nommez une personne titulaire et une suppléante ; formalisez leurs droits d’accès.
Établir la population concernée. Listez uniquement les salariés dont le poste exige la conduite.
Choisir le mode de contrôle. Présentation de l’original ou, pour une entreprise admise au dispositif, consultation de Vérif Permis.
Tracer le résultat minimal. Date, catégorie, validité, méthode et contrôleur suffisent pour le suivi ordinaire.
Programmer la prochaine vérification. La fréquence doit être documentée et appliquée de façon cohérente.
Traiter l’anomalie sans improviser. Stoppez l’affectation à la conduite, sécurisez le planning puis examinez les solutions RH et conventionnelles.

Cette organisation peut être rattachée à une délégation de pouvoir clairement définie. Intégrez aussi l’attribution puis le retrait des habilitations au parcours décrit dans la procédure d’intégration d’un chauffeur.

RGPD : informer, limiter et sécuriser

La CNIL cite le type de permis parmi les informations qui peuvent être utiles à la gestion administrative du personnel. Elle rappelle aussi que les salariés doivent connaître la finalité du fichier, sa base légale, ses destinataires, sa durée de conservation et les modalités d’exercice de leurs droits. Le traitement doit figurer au registre des activités de traitement de l’employeur.

Concrètement, remettez une information écrite avant le premier contrôle, limitez les accès, journalisez les consultations sensibles et fixez une durée de conservation adaptée à la finalité. Pour Vérif Permis, appliquez en plus les règles propres au téléservice, notamment celles concernant l’information du conducteur et la fin du contrat.

Que faire en cas de suspension, retrait ou invalidité ?

La première décision opérationnelle est simple : ne confiez plus de conduite au salarié tant que le droit nécessaire n’est pas établi. La suite n’est pas automatique. Selon les circonstances, il peut être possible d’envisager une affectation temporaire, un travail en binôme ou une suspension temporaire du contrat. Des dispositions conventionnelles peuvent aussi imposer la recherche d’un reclassement.

Ne qualifiez donc pas par avance la mesure de sanction, de mise à pied ou de licenciement. L’analyse dépend notamment du moment et des circonstances de l’infraction, de la durée de l’empêchement, des fonctions exercées et de la convention collective. En cas de difficulté, faites valider la décision RH par un conseil compétent.

Checklist de contrôle

La conduite est-elle indispensable au poste concerné ?
La catégorie présentée correspond-elle au véhicule confié ?
Le contrôle repose-t-il sur l’original ou sur Vérif Permis, sans photocopie conservée ?
Le salarié a-t-il reçu l’information sur le traitement de ses données ?
La trace conservée est-elle limitée au résultat utile ?
Les droits d’accès et le calendrier de contrôle sont-ils à jour ?
Une procédure empêche-t-elle immédiatement toute nouvelle affectation à la conduite en cas d’anomalie ?

Sources officielles

Dernière vérification des sources : 6 septembre 2026. Ce contenu présente une méthode de gestion et ne remplace pas l’examen de votre convention collective ni un conseil juridique adapté à la situation.