La société paie un loyer au président, rembourse une avance d’associé ou achète une prestation à une entreprise liée. L’opération peut être utile et conclue à un prix défendable. Elle ne doit pourtant pas être traitée comme une facture ordinaire sans vérifier son régime. Dans une SAS VTC, la direction doit identifier la personne intéressée, qualifier l’opération, appliquer les statuts et conserver la décision qui rend le processus contrôlable.
Cette méthode vise les SAS et SASU. Elle ne doit pas être transposée mécaniquement à une SARL, une SA ou une entreprise individuelle. Les statuts, l’existence d’un commissaire aux comptes et la configuration de l’actionnariat changent la marche à suivre.
Ouvrir un registre avant de recevoir la facture
Le président désigne un responsable du registre, souvent le juriste interne ou le responsable administratif et financier. À chaque nouveau contrat, avenant ou flux inhabituel, ce responsable consigne la société cocontractante, la personne liée, l’objet, le montant, la durée et la date d’effet. La fréquence minimale est une revue trimestrielle, complétée avant toute décision annuelle sur les comptes.
Le point de départ juridique est l’article L. 227-10 du Code de commerce. Il vise notamment les conventions entre la société et son président, certains dirigeants ou actionnaires, directement ou par personne interposée. La liste doit être lue sur le dossier réel : une proximité familiale ou une autre société contrôlée peut nécessiter une analyse que le nom figurant sur la facture ne révèle pas.
Distinguer qualification et opportunité
Deux questions séparées doivent être documentées. Première question : quel régime de droit des sociétés s’applique à la convention ? Deuxième question : l’opération sert-elle l’intérêt de la société et ses conditions sont-elles défendables ? Une dépense économiquement justifiée peut relever d’une procédure de convention réglementée. À l’inverse, accomplir une formalité ne transforme pas un prix excessif en bonne décision.
Créez une note d’une page : besoin de l’entreprise, solutions comparées, lien d’intérêts, méthode de prix, durée, possibilité de sortie et risques. Pour un loyer, conservez des références comparables. Pour une prestation, rapprochez livrables, temps et tarif. Pour une avance, partez de la convention de compte courant d’associé, des virements et de la décision applicable.
Traiter prudemment l’exception des opérations courantes
L’article L. 227-11 du Code de commerce écarte le dispositif de l’article L. 227-10 pour les opérations courantes conclues à des conditions normales. Les deux conditions sont cumulatives. Ne classez donc pas automatiquement une dépense comme courante parce qu’elle revient chaque mois, ni comme normale parce que les parties l’affirment.
La preuve attendue est une qualification datée : nature habituelle pour la société, méthode de comparaison, prix, garanties et délais. Si la normalité reste discutable, remontez le dossier au conseil juridique plutôt que d’utiliser l’exception pour gagner du temps.
Attribuer les rôles sans inventer une autorisation préalable universelle
Le président fait inventorier les conventions et garantit l’accès aux pièces. Le commissaire aux comptes intervient selon le texte lorsqu’il en existe un. Dans une SAS pluripersonnelle, les associés statuent sur le rapport prévu. Dans une SASU, le texte prévoit une mention au registre des décisions pour les conventions concernées avec le dirigeant ou l’associé unique. Les statuts peuvent ajouter des règles de décision ou d’information.
Il serait imprudent d’écrire qu’une convention réglementée de SAS doit toujours être autorisée avant signature. Le dispositif légal cité organise notamment rapport et décision ; les statuts ou une autre règle peuvent toutefois imposer une validation préalable. Pour structurer la trace, reliez le dossier au registre des décisions de la SASU VTC.
Construire un dossier de preuve réconciliable
Le dossier contient la convention et ses avenants, la note de qualification, les éléments de prix, les factures, les paiements, le rapport requis et la décision sociale. Utilisez l’euro hors taxes comme unité principale, en isolant TVA, durée et engagement restant. Affectez un identifiant unique au contrat pour rapprocher comptabilité et registre.
La preuve ne se limite pas à une signature. Elle doit permettre à un associé, un auditeur ou un conseil de répondre : qui était intéressé, que recevait la société, comment le prix a-t-il été établi, qui a été informé et quelle décision a été prise ?
Mesurer la complétude et déclencher une alerte
Indicateur mensuel : nombre de conventions identifiées dont le traitement sociétaire est complet divisé par le nombre total de conventions identifiées, exprimé en pourcentage. Une convention est complète seulement si qualification, pièce contractuelle, méthode de prix et étape sociétaire applicable sont présentes. Le responsable du registre produit l’indicateur ; le président décide du rattrapage.
Déclenchez une alerte si un paiement part avant la qualification, si le prix change sans avenant, si un lien d’intérêts apparaît après coup ou si le dossier manque avant l’arrêté des comptes. La décision peut être de suspendre le nouveau flux, demander une pièce, régulariser la gouvernance ou saisir un avocat.
Ne pas mélanger rémunération et convention
Une rémunération de président, un dividende, un remboursement de frais et une convention commerciale obéissent à des logiques différentes. L’article sur la rémunération du président de SASU VTC aide à éviter qu’un prélèvement soit habillé après coup comme une facture ou une avance.
La limite de cette méthode est claire : elle organise la décision, mais ne qualifie pas définitivement un montage complexe. Faites relire par un avocat les liens indirects, les conflits d’intérêts, les conventions importantes ou contestées, et par l’expert-comptable leurs conséquences comptables et fiscales.
Sources officielles
Sources vérifiées le 30 septembre 2026. Ce guide fournit un processus de direction, pas une consultation juridique personnalisée.